Aladin AI
Inhalt · 6 Kapitel
Dokumente lassen sich automatisch ablegen, indem ein Scanner PDFs erzeugt, eine Texterkennung (OCR) den Inhalt liest und eine KI Dokumenttyp, Datum und Absender erkennt. Danach landet die Datei im richtigen Ordner Ihres bestehenden Systems. Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, elektronisch ist das erlaubt.
Warum Dokumente scannen und automatisch ablegen sinnvoll ist
In Treuhandbüros, Hausverwaltungen und anderen KMU kommt jeden Tag Papier an: Rechnungen, Verträge, Mietvereinbarungen, Belege und Briefe. Jedes Dokument von Hand zu benennen und abzulegen, braucht Zeit. Wer scannt und automatisch ablegen lässt, braucht weniger Platz im Archiv und findet Dokumente schneller wieder.
So läuft die automatische Ablage ab
Zuerst wird das Papier mit einem Scanner oder dem Handy erfasst. Danach erkennt die Software, um welche Art Dokument es sich handelt, etwa Rechnung, Vertrag oder Beleg, und liest Angaben wie Datum, Absender oder Projektnummer aus. Zum Schluss legt sie die Datei mit einem sprechenden Namen im richtigen Ordner ab.
Manche Systeme lassen sich mit geprüften Korrekturen verbessern. Ob das eingesetzte System dazulernt, sollten Sie vor dem Kauf klären. Beim Datenschutz gilt: Halten Sie fest, wo die Dokumente gespeichert und bearbeitet werden.
Für eine Zahnarztpraxis habe ich einen Prototyp gebaut, der gescannte Anmeldescheine ausliest und nach Excel schreibt. Bei Tests mit einem echten, von Hand ausgefüllten Formular waren 14 bis 15 von 15 Feldern richtig, in rund 13 Sekunden pro Formular. Wenn ein Feld falsch war, war es jedes Mal als unsicher markiert. Nur der obere Teil mit den Kontaktdaten wird an die KI geschickt, der medizinische Teil verlässt den Rechner nicht. Unsichere Felder markiert das Programm gelb, damit jemand sie prüft.
Praktische Anforderungen: Scanner und Software
Sie brauchen einen Scanner und eine Software, die die Dokumente erkennt und ablegt. Dazu kommt die Verbindung zu Ihren bestehenden Programmen.
- Für kleinere Büros reicht oft ein kompakter Dokumentenscanner mit 20 bis 50 Seiten pro Minute. Grössere Betriebe nehmen ein Multifunktionsgerät, das auch kopiert und druckt.
- Die Software muss Text in gescannten Bildern erkennen (OCR, optische Zeichenerkennung). Für die Einordnung nach Typ, Absender, Datum oder Projekt braucht es zusätzlich eine KI oder feste Regeln.
- Am besten arbeitet die Lösung mit den Programmen zusammen, die Sie schon haben, etwa ERP-, Treuhand- oder Hausverwaltungssoftware.
Bei Aladin AI richten wir den Ablauf so ein, dass Ihr Team die Post nur noch in den Scanner legt. Benennen und Ablegen übernimmt die Automatisierung, unsichere Fälle kommen zur Prüfung.
Wie viel Zeit Sie sparen
Wie viel Zeit das spart, hängt vom Papieraufkommen ab. Ein Rechenbeispiel: Werden pro Tag 40 Dokumente von Hand benannt und abgelegt und braucht jedes eine Minute, sind das 40 Minuten pro Tag oder rund 160 Stunden pro Jahr bei 240 Arbeitstagen. Mit automatischer Ablage bleibt die Stichprobenkontrolle.
In einer Hausverwaltung sind Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Unterlagen zum Unterhalt in Sekunden gefunden, statt in alten Ordnern. Bei einer Mieterfrage liegt die Antwort schneller vor.
Was rechtlich gilt
Gescannte Geschäftsunterlagen müssen so gespeichert werden, dass sie mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und während der ganzen Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Für Geschäftsbücher und Buchungsbelege beträgt die Frist zehn Jahre (Art. 958f OR). Beim Datenschutz gilt: Eine Cloud im Ausland ist nicht verboten. Der Staat muss aber einen angemessenen Datenschutz bieten, oder es braucht vertragliche Garantien (Art. 16 DSG).
Achten Sie deshalb auf verschlüsselte Übertragung, ein Protokoll aller Änderungen und eine schriftliche Angabe, wo die Daten liegen.
So fangen Sie an
Bevor Sie Geräte oder Software kaufen, zählen Sie nach: Wie viele Dokumente kommen pro Monat an? Welche Arten sind am wichtigsten? Welche Programme nutzen Sie schon? Mit diesen Zahlen lässt sich ein Plan machen, der zu Ihrem Betrieb passt.
Ob sich das für Sie lohnt, hängt von Ihrem Dokumentaufkommen und Ihren Personalkosten ab. Das lässt sich vor dem Start mit wenigen Zahlen ausrechnen.
Mehr dazu: Automatisierung für Treuhandbüros und Automatisierung für Hausverwaltungen.
Quellen: Obligationenrecht (OR), SR 220 · Datenschutzgesetz (DSG), SR 235.1