Offerten automatisch erstellen: aus Vorlage, Kundendaten und Preisliste

Warum Offerten erstellen automatisieren sinnvoll ist

In vielen KMU, Treuhandbüros und Hausverwaltungen wird jede Offerte noch von Hand zusammengestellt: Vorlage öffnen, Kundendaten kopieren, Preise nachschlagen, rechnen, als PDF speichern. Ein Rechenbeispiel: Wer pro Woche 15 Offerten zu je 20 Minuten schreibt, braucht dafür fünf Stunden.

Automatisiert entfallen das Kopieren und Nachschlagen. Es bleibt die Prüfung, ob Leistung und Preis zum Auftrag passen.

Was eine Lösung können sollte

Achten Sie auf diese Funktionen:

• Vorlagen mit Logo, Bedingungen und Standardtexten, je nach Leistung
• Kundendaten und frühere Aufträge kommen direkt aus dem CRM oder der Buchhaltung, niemand schreibt sie ab
• Preise und Beschreibungen stammen aus Ihrer Preisliste
• Rabatte, MWST und Versandkosten werden nach Ihren Regeln berechnet
• Jede Offerte geht vor dem Versand zur Freigabe, frühere Fassungen bleiben gespeichert
• Die fertige Offerte wird als PDF erstellt und kann direkt per E-Mail verschickt werden

Zwei Beispiele

Für ein Treuhandbüro könnte das so aussehen: Ein neuer Mandant fragt eine Buchhaltungsofferte an. Ihr Team erfasst die Eckdaten in einem Formular, etwa Rechtsform, Anzahl Belege und gewünschte Leistungen. Das System setzt daraus mit Ihren Tarifen und Standardtexten einen Offertenentwurf zusammen, den Ihr Team prüft und versendet.

Eine Hausverwaltung, die ein Verwaltungsmandat offeriert, erfasst Objektgrösse, Anzahl Einheiten und Lage einmal. Das System rechnet die Gebühren nach Ihren Tarifen aus und erstellt die Offerte mit den nötigen Beilagen.

Datenschutz

Offerten enthalten Personendaten, und dafür gilt das Datenschutzgesetz (DSG). Klären Sie vor dem Start, wo die Daten liegen, und lassen Sie sie nur an vereinbarte Dienste weitergeben.

Ein Protokoll sollte zeigen, wer wann welche Offerte erstellt und verschickt hat.

So starten Sie

Fünf Schritte:

1. Zählen Sie, wie viele Offerten Sie im Monat schreiben, welche Schritte am meisten Zeit kosten und wo Fehler passieren.
2. Legen Sie fest, welche Daten aus CRM, Buchhaltung oder Verwaltungssoftware in die Offerte gehören.
3. Entscheiden Sie, ob eine fertige Offertensoftware reicht oder ob eine Automatisierung Ihre bestehenden Programme verbinden soll.
4. Testen Sie zuerst mit einer Offertenart oder einem Kundentyp.
5. Führen Sie das Team ein und nehmen Sie weitere Offertenarten nach und nach dazu.

Häufige Fragen

Ist die Automatisierung für kleine Firmen wirtschaftlich? Das hängt von der Zahl ähnlicher Offerten ab. Rechnen Sie: Offerten pro Woche mal Minuten pro Offerte. Kommen dabei mehrere Stunden pro Woche zusammen, lohnt sich ein genauer Blick.

Wie lange dauert die Einführung? Das hängt vom Umfang ab. Eine Vorlage mit Formular ist schneller eingerichtet als eine Anbindung an mehrere Systeme. Lassen Sie sich vorab einen Zeitplan für den konkreten Umfang geben.

Können wir bestehende Systeme anbinden? Meist ja, sofern Ihre Software eine Schnittstelle oder einen Datenexport hat, zum Beispiel bexio, Abacus oder ein CRM.

Mehr dazu: Automatisierung für Treuhandbüros und für Hausverwaltungen.