Debitorenmanagement automatisieren: 3 Schritte

Was beim Debitorenmanagement von Hand liegen bleibt

Debitoren sind Ihre Kunden, die Ihnen noch Geld schulden. Das Debitorenmanagement umfasst alles zwischen Rechnungsversand und Zahlungseingang: offene Posten führen, Zahlungen zuordnen, Erinnerungen verschicken, Mahnungen vorbereiten. In vielen Büros läuft das über eine Excel-Liste und das Gedächtnis der Person, die es gerade macht. Das geht gut, solange wenig los ist. Kommen Ferien, eine Krankheit oder ein strenger Monatsabschluss dazu, rutschen Mahnungen durch.

Wer Debitorenmanagement automatisieren will, gibt die wiederkehrenden Schritte an ein System ab. Es gleicht Zahlungen mit offenen Rechnungen ab, merkt sich die Fälligkeiten und löst zur richtigen Zeit eine Erinnerung aus. Ihre Buchhaltungssoftware bleibt dabei, wo sie ist. Die Automatisierung liest die Daten und schreibt das Ergebnis zurück.

Angenommen, ein Treuhandbüro mit acht Mitarbeitenden führt die Debitoren für zwölf Mandanten. Heute prüft eine Person jeden Freitag von Hand, welche Rechnungen überfällig sind. Das ist Fleissarbeit, die Konzentration braucht, aber kein Fachwissen. Solche Aufgaben lassen sich gut abgeben. Ob ein langjähriger Kunde eine Mahnung bekommt, entscheiden weiterhin Sie.

Zahlungseingänge den Rechnungen zuordnen

Der erste und dankbarste Schritt ist der Zahlungsabgleich. Jede QR-Rechnung trägt eine Referenz. Die Bank liefert Ihnen die Zahlungen als Datei, zum Beispiel im camt-Format. Das System liest diese Datei, vergleicht Referenz und Betrag mit den offenen Rechnungen und markiert Treffer als bezahlt. Die Buchung bereiten Sie damit vor, die Freigabe bleibt bei Ihnen.

Nicht jede Zahlung passt sauber. Ein Kunde zahlt nur einen Teil, überweist einen runden Betrag oder lässt die Referenz weg. Solche Fälle landen auf einer separaten Liste und werden nicht geraten. Eine Person schaut sie an und entscheidet.

Ein Rechenbeispiel mit offengelegten Annahmen: Ein Büro stellt im Monat 120 Rechnungen aus. Von Hand dauert das Zuordnen einer Zahlung etwa 3 Minuten. Das sind 120 mal 3 Minuten, also 360 Minuten oder 6 Stunden. Angenommen, das System ordnet 100 Zahlungen selbst zu, bleiben 20 Fälle mit je 3 Minuten, also 60 Minuten. Es bleibt eine Stunde Prüfarbeit statt sechs. Ihre Zahlen sehen anders aus, die Rechnung lässt sich aber leicht mit Ihren Werten wiederholen.

Erinnerungen und Mahnstufen nach festen Regeln

Das Mahnwesen ist ein Ablauf mit klaren Stufen. Genau das macht es für die Automatisierung geeignet. Sie legen einmal fest, wann was passiert, und das System hält sich daran.

Ein Beispiel für solche Regeln, rein als Annahme: Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage. Fünf Tage nach Ablauf geht eine freundliche Erinnerung per E-Mail an den Kunden. Nach weiteren 15 Tagen erstellt das System eine erste Mahnung als Entwurf. Diesen Entwurf sieht eine Person durch und gibt ihn frei. Danach ist Schluss mit Automatik, denn alles Weitere wie eine zweite Mahnung oder eine Betreibung ist eine bewusste Entscheidung.

• Zahlt der Kunde zwischendurch, stoppt die Erinnerung sofort.
• Kunden mit Zahlungsvereinbarung stehen auf einer Ausnahmeliste.
• Der Ton der Texte ist von Ihnen vorgegeben und für jede Stufe getrennt.

So vermeiden Sie den peinlichen Fall, dass ein Kunde eine Mahnung erhält, obwohl er gestern bezahlt hat. Gerade bei langjährigen Mandanten oder Mietern schadet so etwas mehr als eine späte Erinnerung.

Offene Posten nach Alter im Überblick

Eine gute Übersicht spart mehr Zeit als jede einzelne Mahnung. Das System sortiert alle offenen Rechnungen nach Alter, zum Beispiel in drei Gruppen: bis 30 Tage, 31 bis 60 Tage und über 60 Tage. Jeden Montagmorgen kommt eine kurze E-Mail mit der Liste an die Geschäftsleitung oder an die Person, die für die Debitoren zuständig ist.

Angenommen, ein KMU hat 45 offene Rechnungen, davon sechs älter als 60 Tage. Ohne Übersicht wühlen Sie sich durch alle 45. Mit der Liste greifen Sie zuerst zu den sechs ältesten, rufen die Kunden an und klären, woran es liegt. Oft fehlt nur eine Bestellnummer oder die Rechnung ging an die falsche Adresse. Solche Dinge lösen Sie am Telefon schneller als mit der dritten Mahnung.

Auch für die Liquiditätsplanung hilft die Liste. Sie sehen, welche Beträge in den nächsten Wochen realistisch hereinkommen und welche eher nicht. Das System rechnet nur zusammen, was in Ihren Daten steht. Die Einschätzung, ob ein Kunde zahlen wird, bleibt Erfahrungssache.

Wo die Daten liegen und wie lange Belege bleiben

Debitorendaten enthalten Namen, Adressen und Beträge. Darum sollten Sie vorher wissen, wo sie verarbeitet werden. Bei Aladin AI laufen Automatisierungen auf dem eigenen Server des Kunden oder auf einem Server in der Schweiz. Aladin erklärt vorab, welche Daten wo liegen, und Sie entscheiden. Bei einer Auftragsbearbeitung sollten die Pflichten vertraglich geregelt sein (DSG Art. 9).

Setzen Sie einen KI-Dienst ein, etwa um Mahntexte zu formulieren, kann dieser Daten auch ausserhalb der Schweiz verarbeiten. Das ist nach DSG Art. 16 möglich, wenn der Bundesrat dem betreffenden Staat einen angemessenen Schutz bescheinigt hat oder vertragliche Garantien vorliegen, zum Beispiel Standarddatenschutzklauseln. Am einfachsten geht es, wenn Sie solchen Diensten nur wenig Personendaten übergeben, etwa einen Textentwurf ohne Namen und Kontonummern.

Für Rechnungen und Belege gilt nach OR Art. 958f eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Ablage darf elektronisch erfolgen. Prüfen Sie deshalb, dass die Automatisierung nichts löscht und alle Rechnungen und Zahlungsnachweise weiterhin an ihrem Platz in der Buchhaltung liegen.

Mehr dazu: Treuhand-Automatisierung.