Buchhaltung im KMU automatisieren: welche Schritte sich lohnen

Warum sich Automatisierung in der Buchhaltung lohnt

Viele Schweizer KMU erfassen Belege und Zahlungen noch von Hand. Das kostet Zeit und ist anfällig für Tippfehler. Automatisierung übernimmt die wiederkehrenden Schritte: Belege auslesen, Zahlungen abgleichen, Berichte erstellen. Beim Datenschutz zählt, dass Sie wissen, wo die Daten bearbeitet werden. Das Datenschutzgesetz (DSG) verlangt keine Speicherung in der Schweiz, eine Bekanntgabe ins Ausland ist aber nur unter den Voraussetzungen von Art. 16 DSG erlaubt.

Wie viel sich sparen lässt, hängt von der Belegmenge und vom heutigen Ablauf ab. Ein Rechenbeispiel: Werden pro Monat 200 Eingangsrechnungen von Hand erfasst und braucht jede drei Minuten, sind das zehn Stunden im Monat. Fällt das Abtippen weg und bleibt eine Minute für die Kontrolle, sind es noch gut drei Stunden.

Welche Prozesse lassen sich sinnvollerweise automatisieren?

Am meisten bringt Automatisierung bei Aufgaben, die sich jeden Monat gleich wiederholen:

• Eingangsrechnungen werden erkannt, ausgelesen und in die Buchhaltung übernommen.
• Wiederkehrende Zahlungen laufen zeitgesteuert.
• Bankauszüge werden eingelesen und mit den offenen Posten abgeglichen.
• Spesenbelege der Mitarbeitenden werden fotografiert und verbucht.
• Monats- und Quartalsberichte entstehen, ohne dass jemand Zahlen zusammensucht.

Welche Vorteile bringt Ihnen eine automatisierte Buchhaltung konkret?

Der manuelle Aufwand sinkt, weil Belege nicht mehr abgetippt werden. Tippfehler werden seltener, und unsichere Werte markiert das System zur Prüfung.

Ausserdem sehen Sie den aktuellen Stand Ihrer Finanzen, ohne auf den nächsten Monatsabschluss zu warten. Nachvollziehbar bleibt die Buchhaltung aber nur, wenn alle Daten vollständig übernommen werden und jede Änderung protokolliert ist.

Datensicherheit beim Automatisieren der Buchhaltung

Viele KMU fragen zuerst nach der Sicherheit ihrer Finanzdaten. Das ist berechtigt, denn Buchhaltungsdaten gehören zu den heikelsten Unterlagen einer Firma.

Wählen Sie einen Partner, der offenlegt, wo die Daten liegen und welche Dienste beteiligt sind, und der die Schutzmassnahmen schriftlich mit Ihnen vereinbart. Dazu gehören Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Anmeldung und regelmässige Backups. Ein Protokoll aller Zugriffe und Änderungen zeigt jederzeit, wer was wann verändert hat.

Für die Aufbewahrung gilt: Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Elektronisch ist das erlaubt, wenn die Unterlagen mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen, nicht unbemerkt verändert werden können und jederzeit lesbar bleiben (Art. 958f OR und Geschäftsbücherverordnung).

Welche Lösung passt zu Ihrem KMU?

Was passt, hängt von Grösse und Branche ab. Ein kleiner Handwerksbetrieb braucht etwas anderes als ein Treuhandbüro oder eine Immobilienverwaltung.

Bei der Auswahl sollten Sie auf folgende Punkte achten: Ist die Software einfach zu bedienen? Lässt sie sich mit Ihren bestehenden Systemen verbinden? Gibt es Support auf Deutsch? Und: Wo werden Ihre Daten bearbeitet, und welche Dienste sind beteiligt? Ein unverbindliches Gespräch hilft, die passende Lösung zu finden.

Erste Schritte zum Automatisieren Ihrer Buchhaltung

Schreiben Sie zuerst auf, wie Ihre Buchhaltung heute läuft. Wo staut sich die Arbeit? Was kostet am meisten Zeit? Danach entscheiden Sie, welche Schritte zuerst automatisiert werden. Bei Aladin AI läuft ein erster Ablauf in der Regel nach 4 bis 8 Wochen.

Mehr dazu: KI-Automatisierung für KMU und Automatisierung für Treuhandbüros.

Quellen: Obligationenrecht (OR), SR 220 · Datenschutzgesetz (DSG), SR 235.1