Aladin AI
Inhalt · 6 Kapitel
KI eignet sich im Treuhandbüro für Belegerfassung, Kontierungsvorschläge, Vollständigkeitsprüfungen und das Vorsortieren von Mandantenpost. Steuerberatung, Abschlüsse und die Verantwortung bleiben beim Menschen. Wichtig sind ein Pilot mit einem Mandat, eine geklärte Datenbearbeitung nach DSG und die Prüfung, ob die Lösung mit dem Berufsgeheimnis vereinbar ist.
Warum Treuhandbüros jetzt über KI nachdenken
Viele Treuhandbüros finden schwer Fachkräfte, und Mandanten erwarten schnellere Abschlüsse. KI kann wiederkehrende Arbeit übernehmen: Belege lesen, Daten erfassen, erste Plausibilitätsprüfungen machen. Die Mitarbeitenden haben dann mehr Zeit für die Beratung.
Gut eingerichtet, weist die KI auf Auffälligkeiten hin, etwa einen ungewöhnlichen Betrag oder eine doppelte Rechnung. Ob etwas falsch ist, beurteilt weiterhin der Treuhänder.
Wo KI im Treuhandbüro hilft
Vier Bereiche eignen sich besonders:
- Belegerfassung: Die KI liest Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge ein und erfasst Betrag, Datum und Lieferant.
- Kontierung: Anhand früherer Buchungen und Ihrer Regeln schlägt sie das Konto vor. Sie geben frei.
- Steuererklärungen: KI kann Unterlagen sammeln, auf Vollständigkeit prüfen und Auffälligkeiten melden. Die steuerliche Beurteilung bleibt bei Ihnen.
- Plausibilitätsprüfungen: Ungewöhnliche Beträge, doppelte Rechnungen oder fehlende Belege werden markiert, damit jemand sie prüft.
Wie viel Zeit das spart, hängt von der Zahl der Mandate und der Qualität der Belege ab. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: Belege pro Monat mal Minuten pro Beleg ergibt den heutigen Aufwand. Danach zählt, wie viel Prüfzeit pro Beleg bleibt.
Für eine Zahnarztpraxis habe ich einen Prototyp gebaut, der gescannte Anmeldescheine ausliest und nach Excel schreibt. Bei Tests mit einem echten, von Hand ausgefüllten Formular waren 14 bis 15 von 15 Feldern richtig, in rund 13 Sekunden pro Formular. Wenn ein Feld falsch war, war es jedes Mal als unsicher markiert. Diese Markierung ist im Treuhandbüro wichtiger als die Trefferquote: Sie zeigt, wo jemand hinschauen muss.
Datenschutz und Berufsgeheimnis
Treuhandbüros bearbeiten vertrauliche Finanzdaten ihrer Mandanten. Bevor eine KI diese Daten sieht, sollten drei Fragen geklärt sein: Wo werden die Daten bearbeitet? Welche Dienste sind beteiligt? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung (Art. 9 DSG)? Werden Daten ins Ausland bekanntgegeben, gelten die Regeln von Art. 16 DSG. Konkret heisst das:
- Datenstandorte und Übermittlungen an weitere Dienste sind dokumentiert.
- Die Mandanten werden informiert, wie ihre Daten bearbeitet werden (Art. 19 DSG).
- Zertifizierungen wie ISO 27001 sind ein gutes Zeichen, ersetzen aber nicht die eigene Prüfung.
- Ein Protokoll zeigt, wer wann was geändert hat, etwa für eine Revision.
Ob eine Lösung mit dem Berufsgeheimnis vereinbar ist, prüfen wir für jedes Projekt einzeln. Bei Aladin AI laufen die Abläufe auf Ihrem eigenen Server oder auf einem Server in der Schweiz. Welche KI-Dienste beteiligt sind und wo sie Daten bearbeiten, steht vor dem Start schriftlich fest. KI-Dienste wie Anthropic oder OpenAI können Daten auch ausserhalb der Schweiz verarbeiten. Ich zeige Ihnen vorher, welche Dienste beteiligt sind, und Sie entscheiden.
So führen Sie KI im Büro ein
Die Einführung muss nicht aufwändig sein. Eine sinnvolle Reihenfolge:
- Prüfen Sie, welche Aufgaben am meisten Zeit kosten und wo die meisten Fehler passieren.
- Testen Sie die Lösung mit einem einzigen, unkritischen Mandat und notieren Sie, was noch nicht passt.
- Zeigen Sie dem Team, wie die KI arbeitet und wo ihre Grenzen liegen. Wer das versteht, prüft die Vorschläge richtig.
- Nehmen Sie danach weitere Mandate dazu, eines nach dem anderen.
- Passen Sie Regeln und Vorlagen an, wenn sich Fehler wiederholen. Korrekturen fliessen so in die nächsten Vorschläge ein.
So bleibt das Risiko klein: Überzeugt der Pilot nicht, haben Sie wenig investiert und wissen, woran es lag.
Was es wirtschaftlich bringt
Ein Rechenbeispiel: Ein Büro verarbeitet pro Monat 1'000 Belege. Braucht jeder Beleg heute zwei Minuten und nach der Automatisierung noch eine halbe Minute für die Kontrolle, sinkt der Aufwand von gut 33 auf gut 8 Stunden im Monat. Bei internen Kosten von CHF 70 pro Stunde sind das rund CHF 1'750 im Monat.
Dem stehen die Kosten für Einrichtung und Betrieb gegenüber. Lassen Sie sich beides als Festpreis geben, dann ist die Rechnung einfach.
Nächste Schritte für Ihr Treuhandbüro
Der erste Schritt: Schreiben Sie die drei Arbeiten auf, die im Büro am meisten Zeit kosten und sich ständig wiederholen. Mit dieser Liste lässt sich in einem kurzen Gespräch klären, wo KI hilft und wo nicht.
Wie das in einem Treuhandbüro konkret aussieht, zeigt unsere Seite zur Automatisierung für Treuhandbüros. Das erste Gespräch ist kostenlos.
Quellen: Datenschutzgesetz (DSG), SR 235.1