Aladin AI
Inhalt · 6 Kapitel
Mandanten-Onboarding lässt sich automatisieren, indem neue Mandanten ihre Angaben in ein Online-Formular eingeben, Unterlagen hochladen und automatisch an fehlende Dokumente erinnert werden. Eine Checkliste sorgt dafür, dass kein Schritt fehlt. Die Identitätsprüfung und die Beurteilung des Mandats bleiben bei Ihnen.
Warum Mandanten-Onboarding automatisieren sinnvoll ist
Mit jedem neuen Mandanten kommen Dokumente, Daten und Aufgaben. Formulare werden ausgefüllt, die Identität geprüft, Unterlagen gescannt und in die Programme übertragen. Von Hand kostet das Zeit, es entstehen Tippfehler, Unterlagen gehen verloren, und die eigentliche Arbeit beginnt später.
Gerade in Treuhandbüros und Hausverwaltungen prägt das Onboarding den ersten Eindruck. Ein fester, automatisierter Ablauf sorgt dafür, dass jeder neue Mandant dieselben Schritte durchläuft und nichts vergessen geht.
So funktioniert das Onboarding von Mandanten automatisiert
Der Ablauf beginnt, sobald ein neuer Mandant erfasst ist. Die meisten Schritte danach laufen von selbst:
- Der Mandant füllt ein Online-Formular aus. Die Daten landen direkt in Ihrer Software, niemand tippt sie ab.
- Hochgeladene Dokumente werden erkannt und in der richtigen Akte abgelegt.
- Eine Checkliste führt durch alle Schritte, von der Identitätsprüfung bis zur Unterschrift unter den Vertrag.
- Fehlt etwas, erhält der Mandant eine Erinnerung, und die zuständige Person im Büro wird informiert.
- Das System prüft, ob alle Pflichtangaben da sind und plausibel aussehen.
Datensicherheit: Datenstandort und Dienste vor Projektstart klären
Mandantendaten sind vertraulich, und für sie gilt das Datenschutzgesetz (DSG).
Lassen Sie sich vor dem Start schriftlich geben, wo die Daten liegen, welche Dienste beteiligt sind und welche Schutzmassnahmen gelten. Ein Protokoll aller Zugriffe zeigt später, wer wann welche Akte geöffnet hat.
Wie viel Zeit Sie sparen
Ein Rechenbeispiel: Dauert ein Onboarding heute vier Stunden und mit Formular, Erinnerungen und automatischer Ablage noch eine Stunde, sparen Sie drei Stunden pro Mandant. Bei zehn neuen Mandaten im Jahr sind das 30 Stunden, knapp eine Arbeitswoche. Messen Sie die eigene Ausgangszeit, bevor Sie rechnen.
Mehr bringt die Automatisierung, wenn viele Mandate dazukommen oder wenn heute oft Unterlagen fehlen und nachgefordert werden müssen.
Ausserdem wissen neue Mandanten von Anfang an, welche Unterlagen fehlen, und müssen nicht nachfragen.
Das Anfrageformular auf aladin-ai.ch fragt in drei Schritten Branche, Anliegen und Kontaktdaten ab und schickt alles geordnet an mich. Gibt die Person eine E-Mail-Adresse an, erhält sie sofort eine Bestätigung. Ein Onboarding-Formular für Mandanten funktioniert nach demselben Prinzip, mit mehr Feldern und Datei-Upload.
So führen Sie es ein
Schreiben Sie zuerst auf, wie ein Onboarding heute abläuft. Wo geht am meisten Zeit verloren? Welche Schritte sind jedes Mal gleich?
Danach wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrer bestehenden Software zusammenarbeitet. Fangen Sie mit einem Baustein an und bauen Sie später aus.
Planen Sie Zeit ein, um das Team einzuführen. Eine kurze Anleitung erspart später viele Rückfragen.
Womit Sie anfangen
Ein guter Start ist ein Online-Formular für die Stammdaten mit einer automatischen Liste der fehlenden Unterlagen. Das lässt sich in wenigen Tagen einrichten und an Ihre bestehende Software anbinden.
Wenn Sie für Ihr Büro einen solchen Ablauf möchten, schauen wir uns den heutigen Prozess in einem kostenlosen Gespräch an.
Mehr dazu: Automatisierung für Treuhandbüros und für Hausverwaltungen.
Quellen: Datenschutzgesetz (DSG), SR 235.1