Aladin AI
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Mietverträge digital verwalten heisst, Verträge an einem Ort zu speichern und bei Bedarf schnell zu finden. Ein geeignetes System schützt die Daten durch Verschlüsselung und beschränkt den Zugriff auf berechtigte Personen. Es hält fest, wer Änderungen vorgenommen hat und wann. So können Sie Vertragsversionen prüfen und Zugriffsrechte festlegen.
Warum digitale Mietverträge sinnvoll sind
Wer Mietverträge digital verwaltet, kann Suchzeit sparen. Statt in Ordnern zu wühlen, finden Sie Verträge über die Suchfunktion. Das kann auch Verwechslungen verringern.
Rechenbeispiel mit Annahmen: Eine Person sucht dreimal pro Woche einen Vertrag. Jede Suche dauert in Papierordnern 30 Minuten, im digitalen System 30 Sekunden. Bei angenommenen 40 Arbeitswochen sind das 60 Stunden auf Papier und eine Stunde digital. Die rechnerische Ersparnis beträgt 59 Stunden im Jahr. Die tatsächliche Zeit hängt vom Bestand und vom System ab.
Hinzu kommt Rechtssicherheit: Ein System mit Versionskontrolle kann festhalten, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Das hilft bei Streitigkeiten oder Prüfungen. Bei Papierverträgen lässt sich später oft schwerer nachvollziehen, wer wann etwas geändert hat.
Anforderungen an ein System für Mietverträge
Nicht jedes digitale System passt für die Verwaltung von Mietverträgen. Für den Einsatz in der Schweiz sollte es mehrere Anforderungen erfüllen.
Das System sollte Verträge verschlüsselt speichern und übertragen, regelmässige Backups ermöglichen und Daten nach einem Verlust wiederherstellen können. Eine Zugriffskontrolle beschränkt die Einsicht auf berechtigte Mitarbeitende. Eine Versionsübersicht zeigt, wer wann etwas geändert hat. Auch die Aufbewahrungsfristen sollten sich verwalten lassen.
Nach Art. 958f OR sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsberichte zehn Jahre aufzubewahren. Dient ein Mietvertrag als Buchungsbeleg, fällt er unter diese Regel. Klären Sie die Aufbewahrungsfrist im Zweifel mit Ihrer Treuhandstelle. Das System sollte Fristen sichtbar machen und die Archivierung unterstützen.
Zusätzlich ist es praktisch, wenn sich Verträge direkt im System versionieren lassen. Mit einer Versionsfunktion bleibt auch die frühere Fassung sichtbar. So können Sie die Fassungen vergleichen.
Datenschutz und Sicherheit bei digitalen Verträgen
Mietverträge enthalten sensible Daten: Namen, Adressen, Geburtsdaten, Bonitätsinformationen von Mietern. Der Schutz dieser Daten ist rechtlich verpflichtend.
Das Datenschutzgesetz (DSG Art. 6) schreibt vor, dass Daten nach den Grundsätzen der Rechtmässigkeit, Treu und Glauben, Verhältnismässigkeit und Zweckbindung verarbeitet werden müssen. Bearbeiten Sie Mieterdaten nur für festgelegte Zwecke. Prüfen Sie eine andere Nutzung oder Weitergabe gesondert.
Wenn ein Dienstleister bei der Einrichtung einer Automatisierung Mieterdaten in Ihrem Auftrag bearbeitet, braucht es eine Vereinbarung über die Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG. Halten Sie darin fest, wie die Daten bearbeitet werden und welche Sicherheitsmassnahmen gelten.
Aladin AI baut Automatisierungen rund um Ihre bestehenden Programme, etwa um Dokumente automatisch abzulegen oder an Fristen zu erinnern. Diese Automatisierungen werden auf Ihrem Server oder auf einem Server in der Schweiz eingerichtet. Aladin AI erklärt Ihnen vorher, welche Daten wo liegen. Sie entscheiden, welche Daten wohin dürfen. KI-Dienste können Daten auch ausserhalb der Schweiz verarbeiten. Dafür gelten die Regeln zur Bekanntgabe ins Ausland nach Art. 16 DSG.
Digitale Verwaltung im Alltag
Die praktische Umsetzung ist einfacher als viele denken. Sie brauchen kein kompliziertes System mit hundert Funktionen. Wichtig sind die Kernfunktionen.
Mietverträge werden eingescannt oder digital hochgeladen. Je nach System lassen sich die Verträge nach Liegenschaft, Einheit oder Mieter ordnen. Über eine Suchfunktion können Sie nach Stichwort, Datum oder Name suchen. Einen vereinbarten Nachtrag zum Vertrag können Sie als neue Version speichern. Die alte Fassung bleibt abrufbar. Eine Mietzinserhöhung müssen Sie der Mieterschaft nach Art. 269d OR auf einem vom Kanton genehmigten Formular mitteilen und begründen.
Angenommen, eine Hausverwalterin sucht alle befristeten Verträge, die im nächsten Jahr enden. Sie filtert nach dem Enddatum. Ohne Suchfunktion müsste sie die Akten einzeln prüfen.
Auch Benachrichtigungen helfen: Das System kann Sie erinnern, bevor ein befristeter Vertrag endet oder eine Kündigungsfrist abläuft. So verpassen Sie Fristen weniger leicht.
Von Papier zum System: Der Umstieg
Der Wechsel vom Papiersystem zur digitalen Verwaltung wirkt anfangs aufwändig. Mit guter Planung ist er aber machbar.
Zuerst sortieren Sie alle bestehenden Verträge. Welche sind noch gültig, welche abgelaufen? Prüfen Sie bei abgelaufenen Verträgen zuerst die Aufbewahrungsfrist. Aktive Verträge können Sie digitalisieren. Wie lange das Einscannen dauert, hängt vom Umfang und Zustand der Unterlagen ab. Für grössere Bestände kann ein spezialisierter Scan-Service sinnvoll sein.
Danach richten Sie die Ordnerstruktur ein: Nach Liegenschaft, Mieter oder zeitlichem Ablauf, das hängt von Ihrem Arbeitsfluss ab. Neue Verträge werden von Anfang an digital erfasst.
Ein Tipp: Starten Sie mit einem Pilotprojekt. Nehmen Sie eine Liegenschaft, verwalten Sie alle Verträge digital, und schauen Sie nach zwei Monaten, ob die Arbeitsabläufe besser laufen. Erst dann rollen Sie das System auf alle Liegenschaften aus.
Mehr dazu: Hausverwaltung.