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Inhalt · 6 Kapitel
Für die MWST-Abrechnung brauchen Sie alle Ein- und Ausgangsrechnungen der Periode, getrennt nach Steuersätzen (seit 2024: 8,1 %, 2,6 % und 3,8 %). Bei effektiver Abrechnung kommen die abzugsfähigen Vorsteuern dazu, beim Saldosteuersatz entfällt dieser Schritt. Abgerechnet wird meist vierteljährlich, mit Saldosteuersatz halbjährlich, jeweils innert 60 Tagen nach Ende der Periode bei der ESTV.
Was zur MWST-Abrechnung gehört
Die MWST-Abrechnung vorbereiten heisst: alle Umsätze und Vorsteuern einer Periode vollständig und richtig zuordnen. Zuständig für die Mehrwertsteuer im Inland ist die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV). Die Abrechnung ist innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode einzureichen (Art. 71 MWSTG). Abgerechnet wird vierteljährlich, mit Saldosteuersätzen halbjährlich. Seit 2025 ist bei einem Umsatz bis rund CHF 5 Mio. auf Antrag auch eine jährliche Abrechnung möglich (Art. 35 MWSTG). Dafür gelten zusätzliche Voraussetzungen und Ratenzahlungen, die ESTV erklärt sie auf ihrer Website.
Wer die Abrechnung heute von Hand vorbereitet, kann einen Teil automatisieren: Belege auslesen, Steuersätze zuordnen, Auffälligkeiten markieren. Wo die Daten dabei bearbeitet werden, wird vor dem Start festgelegt.
Schritt 1: Belege systematisch sammeln und ordnen
Grundlage ist eine vollständige Belegsammlung:
- Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern
- Ausgangsrechnungen (Rechnungen an Ihre Kunden)
- Zahlungsbelege und Kontoauszüge
- Reisekostenbelege und Spesenquittungen
- Zollpapiere und Importdokumente (falls zutreffend)
Sortieren Sie die Belege nach Datum und legen Sie sie digital ab. Dann finden Sie jeden Beleg schnell wieder, auch bei einer Revision oder einer Kontrolle der ESTV.
Schritt 2: Umsätze nach Steuersätzen kategorisieren
Seit dem 1. Januar 2024 gelten drei Steuersätze: 8,1 % Normalsatz, 2,6 % reduzierter Satz, zum Beispiel für Lebensmittel, Bücher und Medikamente, und 3,8 % für Beherbergungsleistungen (Art. 25 MWSTG). Damit Sie die MWST-Abrechnung vorbereiten können, müssen alle Umsätze dem richtigen Satz zugeordnet sein:
- Prüfen Sie jede Ausgangsrechnung auf den angewandten Steuersatz
- Dokumentieren Sie, welche Lieferungen zum reduzierten Satz gehören
- Trennen Sie Leistungen ins Ausland und von der Steuer ausgenommene Umsätze, zum Beispiel Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnungen
- Halten Sie steuerbefreite Exporte mit dem Ausfuhrnachweis fest
Nur wenn jeder Umsatz richtig zugeordnet ist, stimmt am Ende der geschuldete Betrag oder das Guthaben.
Schritt 3: Vorsteuer korrekt erfassen und überprüfen
Bei effektiver Abrechnung gehört auch die Vorsteuer dazu, also die MWST auf Ihren Einkäufen. Wer mit Saldosteuersatz abrechnet, zieht keine Vorsteuern einzeln ab. Abziehen dürfen Sie sie nur, soweit die Ausgabe Ihrer unternehmerischen Tätigkeit dient (Art. 28 MWSTG). Typische Stolpersteine:
- Private Anteile, etwa die private Nutzung eines Geschäftsautos, müssen korrigiert werden
- Ausgaben, die mit von der Steuer ausgenommenen Umsätzen zusammenhängen, berechtigen nicht zum Abzug
- Versicherungsprämien enthalten keine MWST, hier gibt es nichts abzuziehen
- Fehlen auf einer Rechnung Angaben wie die MWST-Nummer des Lieferanten, prüfen Sie den Fall und lassen Sie die Rechnung nötigenfalls korrigieren
Prüfen Sie bei jeder Eingangsrechnung, ob die MWST richtig ausgewiesen ist, ob der Lieferant MWST-pflichtig ist und ob die Rechnungsadresse vollständig ist.
Schritt 4: Rechnungsabgrenzung und Periodenprinzip beachten
Ein häufiger Fehler ist die Vermischung von Perioden. Wichtig ist, nach welcher Methode Sie abrechnen: Standard ist die Abrechnung nach vereinbarten Entgelten, massgebend ist dann die Rechnung. Auf Antrag ist auch die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten möglich, dann zählt der Zahlungseingang (Art. 39 MWSTG). Bei der Standardmethode gilt:
- Abrechnungspflichtig sind Rechnungen, die im Abrechnungszeitraum ausgestellt wurden
- Der Zeitpunkt der Zahlung ist nicht entscheidend
- Gutschriften müssen in der Periode erfasst werden, in der sie ausgestellt wurden
Mit einer sauberen Abgrenzung am Periodenende vergessen Sie keine Umsätze und zählen keine doppelt.
Wo Automatisierung hilft
Buchhaltungsprogramme wie bexio oder Abacus können die Abrechnung aus den Buchungen erstellen. Eine Automatisierung setzt davor an: Sie liest Belege aus, schlägt den Steuersatz vor und markiert fehlende MWST-Nummern oder doppelte Rechnungen. Bei Aladin AI laufen solche Abläufe auf Ihrem eigenen Server oder auf einem Server in der Schweiz. Datenstandorte und beteiligte KI-Dienste klären wir vor Projektstart; KI-Dienste können Daten auch ausserhalb der Schweiz verarbeiten.
Mehr dazu: Automatisierung für Treuhandbüros.
Quellen: Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), SR 641.20 · ESTV: Mehrwertsteuer