Aladin AI
Inhalt · 6 Kapitel
Rechnungen lassen sich automatisch erfassen, indem eine KI Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Betrag und MWST aus PDFs, E-Mails oder Scans liest und an die Buchhaltungssoftware übergibt. Bei QR-Rechnungen sind Betrag, Konto und Referenz bereits maschinenlesbar. Unsichere Werte sollten markiert und von einem Menschen geprüft werden.
Warum sich das lohnt
In vielen Treuhandbüros, Hausverwaltungen und KMU werden Rechnungen noch von Hand erfasst. Das kostet Zeit, es entstehen Tippfehler, und manche Rechnung bleibt liegen. Eine KI kann die Rechnungsdaten auslesen und an die Buchhaltung übergeben. Ein Mensch prüft nur noch, was unsicher ist.
Wie die automatische Rechnungserfassung funktioniert
Sie laden Rechnungen hoch oder leiten sie per E-Mail weiter, als PDF oder als Scan. Die Software erkennt:
- Rechnungsnummer und Datum
- Lieferantendaten
- Betrag und Währung
- Buchungskonten und Kostenstellen
- Steuersätze
Diese Angaben gehen direkt an Ihre Buchhaltungssoftware. Doppelt eingereichte Rechnungen fallen dabei auf, statt zweimal verbucht zu werden.
Bei QR-Rechnungen ist es noch einfacher: Der QR-Code enthält Betrag, Konto und Referenz bereits in maschinenlesbarer Form. Die KI muss dann vor allem Lieferant, Leistung und Buchungskonto zuordnen.
Für eine Zahnarztpraxis habe ich einen Prototyp gebaut, der gescannte Anmeldescheine ausliest und nach Excel schreibt. Bei Tests mit einem echten, von Hand ausgefüllten Formular waren 14 bis 15 von 15 Feldern richtig, in rund 13 Sekunden pro Formular. Wenn ein Feld falsch war, war es jedes Mal als unsicher markiert. Diese Markierung ist bei Rechnungen genauso wichtig wie die Trefferquote.
Datenschutz: Datenstandort und Dienste vor Projektstart klären
Rechnungen enthalten Finanz- und oft auch Personendaten, für die das Datenschutzgesetz (DSG) gilt. Bei Aladin AI laufen die Automatisierungen auf Ihrem eigenen Server oder auf einem Server in der Schweiz. Vor Projektstart klären wir Datenfluss und beteiligte Dienste; KI-Dienste können Daten auch ausserhalb der Schweiz verarbeiten. Sie entscheiden über den Aufbau.
Was sich ändert
Was Sie davon merken:
- Die Stunden fürs Abtippen fallen weg, es bleibt die Kontrolle.
- Beträge und Nummern werden nicht mehr von Hand abgetippt. Unsichere Werte markiert das System zur Prüfung.
- Jede Rechnung ist geordnet erfasst und schnell gefunden.
- Rechnungen, die jemand freigeben muss, landen direkt bei dieser Person.
- Weniger Handarbeit heisst tiefere Personalkosten.
- Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Elektronisch ist das erlaubt, wenn sie unverändert und jederzeit lesbar bleiben (Art. 958f OR).
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Nicht jede Software liest Rechnungen gleich gut. Fragen Sie nach:
- Lassen Sie sich die Trefferquote an Ihren eigenen Rechnungen zeigen, nicht an Beispielen des Anbieters.
- Passt das Tool zu Ihrer Buchhaltungssoftware?
- Wo werden die Daten bearbeitet, und steht das im Vertrag?
- Funktioniert es auch bei doppelt so vielen Rechnungen?
- Kann Ihr Team es ohne Technikwissen bedienen?
- Gibt es Hilfe auf Deutsch, möglichst in der Nähe?
So fangen Sie an
Zählen Sie zuerst, wie viele Rechnungen pro Monat ankommen und in welcher Form: PDF, QR-Rechnung oder Papier. Danach testen Sie die Lösung mit Ihren eigenen Rechnungen, bevor Sie sich festlegen.
Wie wir das für Treuhandbüros, Hausverwaltungen und andere KMU umsetzen, steht auf der Seite KI-Automatisierung für KMU.
Quellen: SIX: QR-Rechnung · Obligationenrecht (OR), SR 220