Aladin AI
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Mit einem Online-Buchungstool wählen Kunden freie Termine selbst und erhalten automatisch eine Bestätigung und eine Erinnerung. Für KMU reichen oft fertige Dienste wie Calendly oder Microsoft Bookings, die mit dem bestehenden Kalender verbunden werden. Viele haben eine kostenlose Grundversion. Wichtig sind die Anbindung an Ihre Abläufe und ein geklärter Datenstandort.
Wann sich ein Buchungstool lohnt
Termine per Telefon und E-Mail zu vereinbaren, kostet Zeit. Termine werden doppelt eingetragen oder vergessen, und Kunden warten auf eine Bestätigung. Mit einem Buchungstool wählen Kunden selbst ein freies Zeitfenster, auch am Abend und am Wochenende.
Besonders nützlich ist das, wenn viele gleichartige Termine vergeben werden, etwa Beratungsgespräche, Besichtigungen oder Unterschriftstermine. Automatische Erinnerungen senken die Zahl vergessener Termine.
Was ein Buchungstool übernimmt
Ein gutes Buchungstool ist mit Ihrem Kalender verbunden und erledigt Folgendes:
- Kunden erhalten sofort eine Bestätigung per E-Mail oder SMS und kurz vor dem Termin eine Erinnerung.
- Gebuchte Zeiten verschwinden sofort aus dem Angebot, Doppelbuchungen gibt es nicht mehr.
- Verschiedene Terminarten wie Beratung, Besichtigung oder Unterschrift haben eigene Dauern und Ansprechpersonen.
- Weil Kunden selbst buchen, klingelt das Telefon seltener.
Datenschutz
Treuhandbüros und Immobilienverwaltungen bearbeiten vertrauliche Kundendaten, auch bei der Terminbuchung. Ein seriöses Tool sagt offen, wo die Daten liegen und welche Dienste beteiligt sind, wie es das Datenschutzgesetz (DSG) verlangt.
Fragen Sie nach Speicherort und Verschlüsselung. Termin- und Personendaten sollten nur an Dienste gehen, die vorher vereinbart sind.
Verbindung mit Ihren Programmen
Ein Buchungstool bringt mehr, wenn es mit Ihren anderen Programmen verbunden ist, etwa mit CRM, Newsletter, Buchhaltung oder Dokumentenablage.
Viele Tools haben eine Schnittstelle (API) oder lassen sich über Zapier, Make oder n8n anbinden. Dann landen Buchungen direkt beim richtigen Team, und Folgeschritte wie eine Rechnung starten automatisch.
Beispiele aus drei Branchen
Im Treuhandbüro buchen Klienten ihre Beratung selbst, und Buchhalterin und Berater sehen sofort, wer kommt. Mit der Buchung entsteht eine Liste, welche Unterlagen der Klient mitbringen soll.
In der Hausverwaltung buchen Mieter und Eigentümer Besichtigungen, Wartungstermine oder Gespräche. Ist das Tool mit der Verwaltungssoftware verbunden, liegen Objekt- und Mieterdaten schon bereit.
Andere KMU nutzen es für Kundenberatungen, Servicetermine oder Schulungen.
Aufwand und Kosten
Die Einführung ist meist einfach: Fertige Online-Dienste sind innerhalb von Tagen eingerichtet. Viele haben eine kostenlose Grundversion für einzelne Personen. Funktionen wie mehrere Mitarbeitende, Zahlungen oder eigene Gestaltung kosten einen monatlichen Betrag. Microsoft Bookings ist in vielen Microsoft-365-Abos für Firmen bereits enthalten.
Ein Rechenbeispiel: Braucht jemand im Büro täglich 30 Minuten für die Terminvergabe, sind das bei 240 Arbeitstagen 120 Stunden im Jahr. Bei internen Kosten von CHF 50 pro Stunde entspricht das CHF 6'000.
Ein Buchungstool spart Telefonzeit, und Kunden finden leichter einen Termin. Mehr dazu: Automatisierung für Treuhandbüros und für Hausverwaltungen.
Quellen: Datenschutzgesetz (DSG), SR 235.1