Aladin AI
Inhalt · 6 Kapitel
Im Treuhandbüro eignen sich vor allem Abläufe, die regelmässig vorkommen und wenig Ermessen brauchen: Belege und Rechnungen erfassen, Daten auf Vollständigkeit prüfen, Fristen überwachen und wiederkehrende Berichte erstellen. Beratung und Beurteilung bleiben beim Treuhänder. Am besten starten Sie mit einem Pilot für einen einzelnen Ablauf.
Warum Treuhand-Prozesse automatisieren?
Steuerunterlagen, Rechnungen, Verträge und Buchhaltung von Hand zu verwalten, kostet jeden Tag Stunden. Diese Zeit fehlt für die Beratung, und bei Handarbeit passieren Fehler.
Automatisierung macht diese Schritte einheitlich: Belege werden gescannt und sortiert, Buchungen vorgeschlagen und Fristen überwacht. Ihr Team prüft und gibt frei.
Welche Prozesse sich sinnvoll automatisieren lassen
Gut eignen sich Aufgaben, die regelmässig anfallen:
- Rechnungen, Belege und Verträge erfassen, einordnen und ablegen
- Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität prüfen
- An Fristen für Steuererklärungen, Abschlüsse und Meldungen an Behörden erinnern
- Wiederkehrende Buchungen und Zahlungen verbuchen
- Berichte und Übersichten für Mandanten erstellen
Fangen Sie mit Aufgaben an, die wenig Ermessen brauchen. Dort sehen Sie am schnellsten, ob sich der Aufwand lohnt.
Datensicherheit nach DSG beim Automatisieren
Treuhandbüros arbeiten mit Steuerunterlagen, Kontodaten und Gesellschaftsverträgen. Für diese Daten gilt das Datenschutzgesetz (DSG), dazu kommt das Berufsgeheimnis. Darum gehört vor jedes Projekt die Frage, wo die Daten liegen und welche Dienste beteiligt sind.
Bei der Wahl einer Automatisierungslösung sollten Sie darauf achten, dass:
- Datenstandorte und beteiligte Dienste dokumentiert sind
- Eine transparente Datenschutzerklärung vorliegt
- Verschlüsselung und Zugangskontrollen Standard sind
- Regelmässige Sicherheitsaudits durchgeführt werden
- Der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG abschliesst
Das können Sie auch Ihren Mandanten zeigen, wenn sie nachfragen.
So gehen Sie vor
Am besten automatisieren Sie in Etappen. Schauen Sie zuerst, welche Handarbeit am häufigsten anfällt, wo die meisten Fehler passieren und wo sich das Team Entlastung wünscht.
Danach testen Sie einen Ablauf im Kleinen und passen ihn an, bis er sitzt. Erklären Sie dem Team, wie die Automatisierung arbeitet und wo sie Grenzen hat. Wer das versteht, arbeitet lieber damit.
Kosten und Rentabilität
Ein Rechenbeispiel: Verbringt eine Mitarbeiterin zehn Stunden pro Woche mit Dokumentenverarbeitung und fällt die Hälfte davon weg, sind das rund 21 Stunden im Monat. Bei internen Kosten von CHF 60 pro Stunde entspricht das etwa CHF 1'300 pro Monat. Diese Zahl stellen Sie den Kosten für Einrichtung und Betrieb gegenüber.
Die frei gewordene Zeit können Sie für mehr Mandate oder mehr Beratung nutzen.
Nächste Schritte mit Aladin AI
Ein erster Schritt ist eine kurze Prozessanalyse: Welche drei Abläufe kosten am meisten Zeit? Danach lässt sich sagen, ob und wie eine Automatisierung hilft.
Wie das konkret aussieht, zeigt unsere Seite zur Automatisierung für Treuhandbüros.
Quellen: Datenschutzgesetz (DSG), SR 235.1