Vermietungsanfragen automatisieren: wie es geht

Warum Vermietungsanfragen automatisieren Sinn macht

Bei der Vermietung von Objekten gehen täglich E-Mails, Formulare und Telefonanfragen ein. Jede muss erfasst, sortiert und beantwortet werden. Ohne Automatisierung passiert das von Hand. Mitarbeitende kopieren Daten aus einer E-Mail in eine Tabelle, tippen die gleichen Antworten immer wieder neu und notieren Aufgaben auf Zetteln. Das kostet Zeit, und zwischendurch gehen Anfragen unter.

Vermietungsanfragen automatisieren bedeutet, dass dieser Ablauf teilweise ohne Zutun läuft. Die Software erfasst neue Anfragen, erkennt, um welche Art es sich handelt, und leitet sie weiter oder antwortet sofort. Das spart Arbeitsstunden. Dazu kommt der Überblick: Sie sehen auf einen Blick, welche Anfragen offen sind, wer interessiert ist und was noch zu tun bleibt.

Angenommen, eine Hausverwaltung mit vier Mitarbeitenden erhält täglich fünfzehn Vermietungsanfragen per E-Mail, und jede braucht rund acht Minuten zum Erfassen, Sortieren und ersten Antworten. Das sind 15 mal 8, also 120 Minuten oder zwei Stunden pro Tag. Mit Automatisierung reduziert sich dieser Aufwand deutlich, zum Beispiel auf rund 20 Minuten für Kontrolle und Sonderfälle. In der gewonnenen Zeit kümmern sich die Mitarbeitenden um Qualifizierung und persönliche Gespräche.

Automatisierung von Anfrageerkennung bis Weitergabe

Eine saubere Automatisierung arbeitet in mehreren Schritten. Zuerst wird jede neue Anfrage erfasst. Das kann eine E-Mail sein, ein Webformular, eine WhatsApp-Nachricht oder eine Anrufnotiz. Die Software speichert Absenderin, Kontaktdaten und die Frage geordnet ab.

Im zweiten Schritt wertet die Automatisierung aus, was gefragt wird. Handelt es sich um eine erste Interessensbekundung? Möchte jemand einen Besichtigungstermin? Hat die Person bereits eine Bewerbung eingereicht? Die Unterscheidung braucht es, weil jede Anfrage anders beantwortet wird.

Im dritten Schritt folgt die automatische Antwort. Bei einer ersten Anfrage kann das eine Bestätigung sein: «Danke, wir haben Ihre Anfrage erhalten und melden uns in Kürze.» Bei einer Terminanfrage schickt die Software direkt einen Link zu Ihrem Online-Buchungssystem, und der Interessent wählt selbst einen Termin. Das verkürzt die Bearbeitungszeit spürbar.

Im vierten Schritt wird eine Aufgabe erstellt. Die zuständige Person sieht im System, dass eine neue Anfrage wartet, und kann sich darum kümmern. Alle nötigen Daten sind schon erfasst und nicht auf verschiedene E-Mails oder Post-its verteilt.

Datenschutz und Sicherheit bei Vermietungsanfragen

Bei Vermietungsanfragen werden häufig persönliche Daten erfasst: Namen, Adressen, Telefonnummern, manchmal auch Einkommensangaben oder Kreditreferenzen. Das verlangt eine sorgfältige Behandlung. Nach den Grundsätzen in Art. 6 DSG dürfen Sie nur die Daten erheben, die Sie für den Vermietungsentscheid brauchen. Die Unterlagen abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber löschen Sie nach Abschluss der Vermietung oder geben sie zurück. Auch dabei hilft die Automatisierung. Angenommen, ein Objekt ist vergeben. Dann markiert die Software alle übrigen Bewerbungen zu diesem Objekt zur Löschung, und eine Person bestätigt den Schritt.

Bei Aladin AI laufen die Automatisierungen auf Ihrem eigenen Server oder auf einem Server in der Schweiz. Aladin AI erklärt vorher, welche Daten wo liegen, und Sie entscheiden. Werden für Textanalyse oder Klassifizierung von Anfragen KI-Dienste eingesetzt, können diese Daten auch ausserhalb der Schweiz verarbeiten.

Mit jedem Dienstleister, der Daten in Ihrem Auftrag bearbeitet, braucht es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG. Gehen Daten ins Ausland, verlangt Art. 16 DSG ein angemessenes Schutzniveau im Zielland oder geeignete vertragliche Garantien. Klären Sie diese Punkte, bevor Sie ein System einführen.

Konkrete Arbeitsschritte, die automatisiert werden können

Nicht alles lässt sich automatisieren, aber vieles. Typische Beispiele aus dem Vermietungsalltag:

• Das System bestätigt automatisch, dass die Anfrage angekommen ist.
• Name, Kontaktdaten und Objektwunsch werden aus der E-Mail oder dem Formular ausgelesen und ins System eingetragen.
• Interessenten erhalten sofort einen Link zum Online-Kalender und buchen selbst einen Besichtigungstermin.
• Fehlen Bewerbungsunterlagen, schickt die Software eine Checkliste mit den gewünschten Dokumenten.
• Zeigt jemand Interesse an einem bestimmten Objekt, erhält die interessierte Person automatisch Exposé, Grundriss und Nebenkostenübersicht.
• Die zuständige Person im Team wird benachrichtigt und erhält einen direkten Link zur Aufgabe.

Angenommen, Ihr Team bekommt täglich zehn Anfragen mit je rund zehn Minuten Aufwand. Das sind 10 mal 10, also 100 Minuten oder gut anderthalb Stunden manuelle Arbeit pro Tag. Mit Automatisierung bleiben zum Beispiel fünfzehn Minuten für Nachfassen und persönliche Gespräche. Die übrige Zeit steht für andere Aufgaben zur Verfügung.

Integration mit bestehenden Systemen

Hausverwaltungen arbeiten meist bereits mit einer Verwaltungssoftware, einem CRM oder einem E-Mail-System. Die gute Nachricht: Vermietungsanfragen automatisieren braucht keine parallele Lösung, die mit nichts verbunden ist.

Eine gute Automatisierung bindet sich in die bestehenden Systeme ein. Anfragen aus dem Webformular gehen direkt in die Verwaltungssoftware. E-Mails werden ausgewertet, und die Daten landen dort, wo sie hingehören. Termine werden in beide Richtungen abgeglichen. Bucht ein Interessent online einen Termin, wird Ihr Kalender aktualisiert. Wenn Sie den Termin verschieben, erhält der Interessent automatisch Bescheid.

Angenommen, eine Bewirtschafterin muss wegen einer kurzfristigen Sitzung eine Besichtigung um eine Stunde nach hinten schieben. Sie ändert den Termin in ihrem Kalender. Die drei angemeldeten Interessenten erhalten eine Nachricht mit der neuen Zeit und einem Link, falls sie absagen möchten. Niemand muss herumtelefonieren, und niemand steht vor verschlossener Tür.

So vermeiden Sie Datenbrüche und doppelte Eingaben. Die Automatisierung wird Teil Ihrer bestehenden Abläufe und keine zusätzliche Insel.

Die menschliche Komponente bleibt entscheidend

Automatisierung ersetzt das persönliche Gespräch nicht. Ein guter Vermietungsprozess braucht menschliche Urteile. Welche Bewerbung passt wirklich zum Objekt und zur Hausgemeinschaft? Fehlt etwas in den Unterlagen, oder wirkt eine Angabe widersprüchlich? Wie verläuft das Telefonat?

Die Automatisierung macht die Vorbereitung. Sie kümmert sich um den administrativen Ballast, damit Ihre Mitarbeitenden Zeit für die eigentliche Arbeit haben: das Kennenlernen von Interessenten, das Beantworten von Fachfragen und das Treffen von Entscheidungen.

Angenommen, für eine 3,5-Zimmer-Wohnung gehen zwölf Bewerbungen ein. Die Software sortiert sie nach Eingang, prüft, ob alle verlangten Dokumente dabei sind, und legt sie im Dossier zum Objekt ab. Wer die Wohnung erhält, entscheidet die Bewirtschafterin nach eigenen Kriterien. Sie ruft zwei oder drei Personen an, klärt offene Fragen und gibt dann den Zuschlag. Die Absagen kann das System verschicken. Den Text dafür legen Sie vorher selbst fest.

Mehr dazu: Hausverwaltung.