Aladin AI
Inhalt · 6 Kapitel
Workflow-Automatisierung heisst: Wiederkehrende Abläufe wie Rechnungen erfassen, Daten zwischen Programmen übertragen oder Anfragen weiterleiten laufen automatisch. Werkzeuge wie n8n, Make oder Zapier verbinden dafür bestehende Software. Für Schweizer KMU zählt neben dem Nutzen, dass klar ist, wo die Daten bearbeitet werden.
Was Workflow-Automatisierung ist
Ein Workflow ist eine feste Abfolge von Schritten, zum Beispiel: Rechnung kommt an, wird ausgelesen, verbucht und abgelegt. Bei einer Workflow-Automatisierung erledigt Software diese Schritte, statt dass jemand im Team sie jeden Tag von Hand macht.
Das spart Zeit und verhindert Tippfehler, die in der Buchhaltung oder Hausverwaltung teuer werden können. Die Fachleute im Team haben mehr Zeit für Arbeit, die Erfahrung braucht.
Bei Aladin AI laufen mehrere solcher Workflows auf einem eigenen n8n-Server. Einer nimmt Anfragen aus dem Kontaktformular entgegen und schickt sie geordnet per Telegram und E-Mail weiter. Ein anderer veröffentlicht dreimal pro Woche einen Blogbeitrag auf mz-schutz.de. Beide laufen ohne Eingriff.
Wo Workflow-Automatisierung eingesetzt wird
Treuhandbüros und Kanzleien automatisieren Abläufe rund um Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuererklärungen. Automatische Datenübernahmen aus Bankauszügen oder aus dem Rechnungseingang ersparen das Abtippen.
Hausverwaltungen setzen sie bei Mieteranfragen, Nebenkostenabrechnungen und Wartungseinsätzen ein. Andere KMU automatisieren E-Mails, Freigaben und die Erfassung von Kundendaten. Typische Abläufe:
- Rechnungen erfassen, einordnen und verbuchen
- Lohnabrechnung vorbereiten und Arbeitsverträge ablegen
- Nachfass-E-Mails an Kunden verschicken
- Konten und Kostenstellen abgleichen
- Berichte und Auswertungen erstellen
Datenschutz
Viele Firmen fragen zuerst nach dem Datenschutz. Geschäftsdaten sollten nur an Dienste gehen, die vorher vereinbart sind. Für Treuhandbüros mit vertraulichen Finanzdaten gilt das besonders.
Bei jeder Automatisierungsplattform sollten Datenstandorte und beteiligte Dienste vorab geklärt und passende Schutzmassnahmen vereinbart werden. Werden Daten ins Ausland bekanntgegeben, gelten die Regeln des Datenschutzgesetzes (Art. 16 DSG). n8n lässt sich zum Beispiel auf einem eigenen Server betreiben, dann bleiben die Daten unter Ihrer Kontrolle.
Was es bringt: ein Rechenbeispiel
Wie viel Sie sparen, hängt von Ihrer Branche und Ihren Abläufen ab. Ein Rechenbeispiel: Ein Büro erfasst pro Jahr 3'000 Rechnungen. Spart die Automatisierung pro Rechnung zwei Minuten, sind das 100 Stunden. Bei internen Kosten von CHF 50 pro Stunde entspricht das CHF 5'000 pro Jahr.
In Hausverwaltungen geht es eher um Nebenkostenabrechnung und Mieteranfragen, in anderen KMU um schnellere Freigaben und weniger Fehler in den Daten.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Eine gute Lösung lässt sich ohne Programmierkenntnisse anpassen, arbeitet mit Ihren bestehenden Programmen zusammen (ERP, CRM, Buchhaltung) und wird regelmässig aktualisiert.
Fragen Sie auch, wer bei Problemen hilft. Ein Anbieter in der Nähe kennt die Schweizer Vorschriften und ist schneller vor Ort. Beziehen Sie das Team früh ein, denn es muss mit den neuen Abläufen arbeiten.
Nächste Schritte für Ihr Unternehmen
Fangen Sie mit einem oder zwei Abläufen an, die viel Zeit kosten. Messen Sie, was es bringt, und nehmen Sie dann den nächsten dazu.
Mehr dazu: Automatisierung für Treuhandbüros und für Hausverwaltungen.
Quellen: Datenschutzgesetz (DSG), SR 235.1