Aladin AI
Inhalt · 4 Kapitel
Belegerfassung lässt sich automatisieren, indem eine KI Betrag, Datum, Lieferant und MWST-Satz aus Fotos oder PDFs ausliest und einen Buchungsvorschlag macht. Sie prüfen und geben frei. Unsichere Felder werden markiert statt geraten. Die bestehende Buchhaltungssoftware, etwa bexio oder Abacus, bleibt.
Was kostet die manuelle Belegerfassung wirklich?
Wie viel Zeit die Belegerfassung kostet, hängt vom Büro ab: Anzahl Mandate, Anteil Papierbelege, Qualität der Vorlagen. Ein Rechenbeispiel zeigt die Grössenordnung: Wer pro Beleg zwei Minuten für Abtippen und Ablegen braucht und 150 Belege pro Woche verarbeitet, kommt auf fünf Stunden pro Woche. Dazu kommen Tippfehler und Suchzeit, wenn ein Dokument falsch abgelegt wurde. Messen Sie Ihre eigenen Werte eine Woche lang, bevor Sie automatisieren.
Wie funktioniert die automatische Belegerfassung?
Ein Beleg wird fotografiert oder als PDF eingereicht. Eine KI liest Betrag, Datum, Lieferant, MWST-Satz und Konto aus und schlägt die Verbuchung vor. Sie kontrollieren und geben frei. Sonderfälle landen zur Prüfung bei Ihnen, und die bestehende Software müssen Sie nicht wechseln.
- Beleg fotografieren oder per E-Mail einreichen
- Automatisches Auslesen aller relevanten Felder
- Vorschlag der Buchung nach Ihren Regeln
- Übergabe an Ihre Buchhaltungssoftware (z. B. bexio, Abacus)
Für eine Zahnarztpraxis habe ich einen Prototyp gebaut, der gescannte Anmeldescheine ausliest und nach Excel schreibt. Bei Tests mit einem echten, von Hand ausgefüllten Formular waren 14 bis 15 von 15 Feldern richtig, in rund 13 Sekunden pro Formular. Wenn ein Feld falsch war, war es jedes Mal als unsicher markiert. So sollte auch eine Belegerfassung arbeiten: Was die KI nicht sicher lesen kann, zeigt sie an.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Bei Mandantendaten ist das meist die erste Frage. Bei Aladin AI laufen die Abläufe auf Ihrem eigenen Server oder auf einem Server in der Schweiz. Vor Projektstart erklären wir, welche Daten wo gespeichert werden und welche KI-Dienste beteiligt sind. Diese können Daten auch ausserhalb der Schweiz verarbeiten. Sie entscheiden über den Aufbau. Ein Datenschutzvertrag nach nDSG wird vereinbart; die Vereinbarkeit mit dem Berufsgeheimnis prüfen wir für das Projekt.
Für die Aufbewahrung gilt: Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Elektronisch ist das erlaubt, wenn sie mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen, nicht unbemerkt verändert werden können und jederzeit lesbar bleiben (Art. 958f OR und Geschäftsbücherverordnung).
So führen Sie es ein
Der Einstieg ist überschaubar: In einer kostenlosen Erstanalyse schauen wir Ihren aktuellen Belegfluss an und zeigen, welcher Teil sich sinnvoll automatisieren lässt. Danach richten wir die Automatisierung Schritt für Schritt ein, ohne dass Sie Ihre bestehende Software wechseln müssen.
Quellen: Obligationenrecht (OR), SR 220 · Datenschutzgesetz (DSG), SR 235.1
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