Aladin AI
Inhalt · 5 Kapitel
Die Nebenkostenabrechnung lässt sich automatisieren, indem eine KI die Rechnungen für Heizung, Warmwasser, Hauswart oder Allgemeinstrom ausliest, der Liegenschaft zuordnet und nach Ihrem Verteilschlüssel auf die Mietparteien umlegt. Sie prüfen und versenden. Rechtlich gilt: Nebenkosten sind nur geschuldet, wenn sie besonders vereinbart sind, und bei Akontozahlungen ist mindestens einmal jährlich abzurechnen.
Warum die manuelle Nebenkostenabrechnung so viel Zeit kostet
Bei der Nebenkostenabrechnung kommen viele Belege über das ganze Jahr verteilt herein. Verteilschlüssel nach Fläche, Personen oder Verbrauch müssen pro Liegenschaft richtig angewendet werden, und ein einziger Zahlendreher zieht Rückfragen nach sich. Das Sammeln, Zuordnen und Umlegen wiederholt sich jedes Jahr und eignet sich deshalb für Automatisierung.
Wie funktioniert die automatische Nebenkostenabrechnung?
Eingehende Rechnungen (Heizung, Warmwasser, Hauswart, Allgemeinstrom) werden fotografiert oder als PDF eingereicht. Eine KI liest Betrag, Datum, Lieferant und Kostenart automatisch aus, ordnet sie der richtigen Liegenschaft zu und verteilt sie nach Ihrem hinterlegten Schlüssel auf die Mietparteien. Sie kontrollieren nur noch, statt alles selbst zusammenzurechnen.
- Beleg fotografieren oder per E-Mail einreichen
- Automatisches Auslesen von Betrag, Kostenart und Liegenschaft
- Verteilung nach Ihrem Schlüssel (Fläche, Personen, Verbrauch)
- Fertige Abrechnung pro Wohnung, bereit zur Kontrolle und zum Versand
Wo werden die Daten verarbeitet?
Bei Mieter- und Liegenschaftsdaten ist das meist die erste Frage. Bei Aladin AI laufen die Abläufe auf Ihrem eigenen Server oder auf einem Server in der Schweiz. Vor Projektstart erklären wir, welche Daten wo gespeichert werden und welche KI-Dienste beteiligt sind. Diese können Daten auch ausserhalb der Schweiz verarbeiten. Sie entscheiden über den Aufbau; ein Datenschutzvertrag nach nDSG wird vereinbart.
Zur rechtlichen Seite: Nebenkosten muss der Mieter nur bezahlen, wenn er dies mit dem Vermieter besonders vereinbart hat (Art. 257a OR). Wird nach Abrechnung erhoben, ist mindestens einmal jährlich abzurechnen (Art. 4 VMWG), und der Mieter kann Einsicht in die Belege verlangen (Art. 257b OR). Umlegen darf die Verwaltung nur Kostenarten, die im Mietvertrag vereinbart sind. Die Gebäudeversicherung etwa gehört in den Mietzins, nicht in die Nebenkosten. Eine automatisierte Abrechnung hilft dabei: Die erlaubten Kostenarten sind pro Liegenschaft hinterlegt, und jeder Betrag bleibt mit seinem Originalbeleg verknüpft.
Was es konkret bringt
- Belege manuell sammeln und sortieren
- Kosten von Hand auf Wohnungen umlegen
- Jede Abrechnung einzeln erstellen
- Belege werden automatisch ausgelesen
- Verteilung läuft nach hinterlegtem Schlüssel
- Abrechnungen werden generiert, Sie prüfen nur
So führen Sie es ein
Der Einstieg ist überschaubar: In einer kostenlosen Erstanalyse schauen wir Ihren aktuellen Abrechnungsablauf an und zeigen, welcher Teil sich sinnvoll automatisieren lässt. Danach richten wir die Automatisierung Schritt für Schritt ein, ohne dass Sie Ihre bestehende Verwaltungssoftware wechseln müssen. Wir verbinden bestehende Tools, statt sie zu ersetzen.
Quellen: Obligationenrecht (OR), SR 220 · Verordnung über die Miete und Pacht (VMWG), SR 221.213.11
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