Aladin AIPraktische Anleitung
Geschäftsprozesse in 4 Schritten digitalisieren
Einen chaotischen Ablauf sollten Sie zuerst vereinfachen. Sonst wird derselbe Umweg künftig bloss schneller wiederholt. Beginnen Sie mit einem Vorgang, den Ihr Team täglich oder wöchentlich erlebt.
- Ablauf aufschreiben und vereinfachenZeichnen Sie den heutigen Weg einer echten Anfrage oder Rechnung auf: Wer erhält welche Information, in welchem Programm, und wer entscheidet? Streichen Sie danach doppelte Eingaben und Dateien, die niemand braucht.
- Den Zeitfresser zuerst wählenWählen Sie einen wiederkehrenden Schritt mit klaren Eingaben und erkennbarem Ergebnis. Eine einzelne Übergabe zwischen zwei Programmen ist für den Anfang oft geeigneter als ein Umbau des ganzen Büros.
- Klein mit echten Fällen testenLassen Sie einen Pilot mit einigen echten, freigegebenen Fällen laufen. Prüfen Sie fehlende Angaben, falsch verstandene E-Mails und Ausnahmen. Ein Mensch kontrolliert das Ergebnis und gibt es frei.
- Erst danach ausbauenWenn der Ablauf zuverlässig funktioniert und das Team ihn versteht, können weitere Schritte folgen. Halten Sie fest, wer bei Fehlern eingreift und wie sich der Vorgang ohne Automatisierung erledigen lässt.
Beispiele aus dem Büroalltag
Digitalisierung im KMU: Welche Prozesse eignen sich?
Die passende Lösung hängt von Ihren vorhandenen Programmen und Freigaben ab. Diese Beispiele zeigen mögliche Startpunkte. Ein Pilot wird erst nach der Analyse festgelegt.
Anfragen und Termine
Anfragen aus Formular oder E-Mail sammeln, die zuständige Person informieren und den Eingang bestätigen. Mehr dazu unter E-Mails automatisch beantworten und Online-Terminbuchung.
Offerten
Angaben aus einer Anfrage in einen Entwurf übernehmen. Preis und Inhalt prüft eine Person, bevor die Offerte rausgeht. Ein fehlendes Detail wird zur Rückfrage markiert.
Rechnungen
Belege einlesen, Angaben prüfen und zur Freigabe bereitstellen. Der Ablauf ist auf Rechnungen automatisch verbuchen beschrieben.
Dokumente und Ablage
Dateien nach einem vereinbarten Muster benennen und in den richtigen Ordner legen. Wenn Programme Daten austauschen sollen, lesen Sie bexio automatisieren.
Erfundenes Beispiel
Von der Anfrage zum geprüften Offertentwurf
Das Beispiel zeigt einen möglichen Ablauf. Die Firma und die Nachricht sind erfunden; welche Schritte bei Ihnen sinnvoll sind, ergibt erst die Analyse.
- Anfrage erkanntNachricht und Anhang werden dem richtigen Vorgang zugeordnet.✓
- Entwurf vorbereitetBekannte Angaben werden übernommen; fehlende Angaben bleiben sichtbar.✓
- Fachperson prüftPreis, Leistungsumfang und Termin werden von einem Menschen ergänzt und freigegeben.✓
- Offerte versendetErst nach der Freigabe geht die Offerte an die anfragende Person.✓
Beispiel mit erfundener Firma und erfundener Anfrage. Kein automatischer Versand ohne menschliche Freigabe.
Grenzen und Daten
Wo hilft Automatisierung, wo bleibt Handarbeit?
Prozesse automatisieren lohnt sich, wenn Angaben wiederholt zwischen Postfach, Tabelle und Fachprogramm übertragen werden. Die Automatisierung kann sortieren, Daten übernehmen und Entwürfe vorbereiten. Sie sollte Fehler erkennbar machen und Fälle mit fehlenden Angaben an eine Person zurückgeben.
Bei seltenen oder stark wechselnden Vorgängen ist eine einfache Checkliste manchmal die bessere Lösung. Auch wenn Ihr Programm die Aufgabe bereits gut erledigt, braucht es keinen zusätzlichen Ablauf. Bei Rechnungen kann zum Beispiel die eingebaute Belegerkennung eines Buchhaltungsprogramms genügen. Im Analyse-Tag prüfen wir zuerst solche vorhandenen Funktionen.
Vor dem Start erklären wir, welche Daten wohin gehen. Die Verarbeitung kann auf Ihrem Server oder einem Server in der Schweiz stattfinden; Sie entscheiden über den Datenstandort. Welche Programme verbunden werden und welche Zugriffe nötig sind, halten wir für Ihren Fall fest. Entscheidungen wie Versand, Zahlung und Freigabe bleiben bei einem Menschen.
Zur Einordnung: Laut der AXA-KMU-Arbeitsmarktstudie 2025 nutzten 34 % der befragten KMU KI zur Automatisierung, nach 23 % im Jahr 2024. Diese Zahl beschreibt die Befragung, keine Zeitersparnis und keinen Erfolg eines konkreten Projekts.
Zusammenarbeit
Was kostet es, Prozesse im KMU zu digitalisieren?
Am Analyse-Tag nehmen wir einen konkreten Vorgang auf, prüfen vorhandene Programme und wählen einen sinnvollen ersten Test. Der Analyse-Tag beginnt bei CHF 750 und wird bei einem Auftrag angerechnet. Anschliessend erhalten Sie eine schriftliche Offerte für ein Pilotprojekt mit festem Umfang und Preis.
Ein Pilotprojekt kostet je nach Umfang CHF 1'500 bis CHF 8'000 zum Festpreis. Betreuung beginnt bei CHF 250 pro Monat. Wo Ihr Projekt in dieser Spanne liegt, hängt von den Programmen, Ausnahmen und Freigaben ab. Alle Preise exkl. MWST.
Zur Digitalisierung eines KMU gehört auch, dass das Team den neuen Ablauf versteht. Darum besprechen wir im Test, wo jemand eingreifen muss und was bei einer Störung passiert. Wenn ein einfacher manueller Ablauf genügt, sage ich das im Gespräch.
Preis
ab CHF 750 Analyse-Tag
- Bei einem Auftrag angerechnet
- Pilotprojekt CHF 1'500 bis CHF 8'000 zum Festpreis
- Betreuung ab CHF 250 pro Monat
- Datenstandort und Freigaben vorab klären
Häufige Fragen
Fragen zum Digitalisieren von Geschäftsprozessen
Was bedeutet Geschäftsprozesse digitalisieren?
Ein wiederkehrender Ablauf wird zuerst dokumentiert und vereinfacht. Danach unterstützen passende Programme einzelne Schritte, etwa das Erfassen einer Anfrage oder das Vorbereiten eines Entwurfs. Freigaben bleiben bei Menschen.
Welche Prozesse sollte ein KMU zuerst digitalisieren?
Beginnen Sie mit einem häufigen, gut beschriebenen Vorgang, der heute viel manuelle Übertragung erfordert. Anfragen, Rechnungen oder Termine sind mögliche Beispiele. Welche Aufgabe passt, zeigt die Analyse Ihrer bestehenden Programme.
Was kostet es, Prozesse zu digitalisieren?
Der Analyse-Tag bei Aladin AI beginnt bei CHF 750 und wird bei Auftrag angerechnet. Ein Pilotprojekt kostet CHF 1'500 bis CHF 8'000 zum Festpreis, je nach Umfang. Betreuung beginnt bei CHF 250 pro Monat. Alle Preise exkl. MWST.
Muss mein Betrieb alle Prozesse auf einmal umstellen?
Nein. Ein kleiner Test mit einem klaren Ablauf zeigt, ob die Lösung im Alltag funktioniert. Nach der Prüfung können weitere Schritte folgen.
Wo liegen die Daten bei einer Automatisierung?
Die Verarbeitung kann auf Ihrem Server oder einem Server in der Schweiz laufen. Vor dem Start erklären wir Datenwege und nötige Zugriffe; Sie entscheiden über den Datenstandort.
Entscheidet die KI selbst über Offerten oder Zahlungen?
Nein. Das System kann Angaben übernehmen und einen Entwurf vorbereiten. Preis, Versand und Zahlung werden von einer zuständigen Person geprüft und freigegeben.
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Welcher Ablauf kostet Sie jede Woche Zeit?
Beschreiben Sie einen wiederkehrenden Vorgang. Ich prüfe mit Ihnen, ob sich ein kleiner Pilot dafür eignet.
Aladin, Fachinformatiker Systemintegration aus Winterthur. Baut Websites und Automatisierungen für KMU und betreibt die eigenen Abläufe selbst damit. Stand: 13. Oktober 2026.